Een digitaal archiveringssysteem wordt pas echt handig als al uw documenten ook daadwerkelijk digitaal beschikbaar zijn. DOEN-ICT heeft veel ervaring met het scannen van verschillende archieven. Het kan namelijk er veel tijdwinst opleveren door een scanproject op de meest efficiënte manier uit te voeren.

Het selecteren en regelen van de juiste scanner en hardware. Eventuele beschikbare digitale document kenmerken hergebruiken. Gebruik van document scheidingen of barcodes voor het automatisch structureren. Allemaal punten die het omzetten van papier in een digitaal archief een stuk gemakkelijker kunnen maken.

Binnen een aantal branches wordt er nog erg veel gebruik gemaakt van de fax. Waarom een document eerst printen om deze vervolgens door de fax heen te halen. Deze fax wordt dan aan de andere kant weer geprint door het faxapparaat. In sommige gevallen wordt deze fax weer gescand om hem toe te voegen aan het digitale archief.

DOEN-ICT levert digitale fax-systemen. Hiermee worden documenten rechtstreeks van de computer verzonden en ontvangen. Ook worden de faxen automatisch aan een digitaal archief toegevoegd. Deze systemen zijn al goed te gebruiken bij bedrijven die enkele faxen per dag ontvangen / versturen. Maar zeker heel interessant als er veel gefaxt wordt

Een informatiesysteem is het geheel van mensen, middelen, procedures en regels dat de informatievoorziening verzorgt. Deze set van componenten heeft als doel informatie te verzamelen (zoeken), verwerken, opslaan en verspreiden ter ondersteuning van besluitvorming, coördinatie en controle binnen een organisatie. In de meeste gevallen wordt een informatiesysteem ondersteund door IT oplossingen. Ook zaken als opslag ruimte en milieu spelen tegenwoordig steeds meer een rol bij het besluit tot het opzetten van een informatie systeem. DOEN-ICT levert verschillende producten en diensten om te helpen bij het opzetten van een digitaal archief / een workflow systeem / E-mail archieven / CMS systemen / Scanning

Ook deze website is gebouwd in een CMS (content management systeem). CMS systemen worden gebruik om gemakkelijk op een overzichtelijke manier informatie te delen. DOEN-ICT helt bedrijven met het opzetten van een intranet site. Dit is een interne website binnen een bedrijf. Deze interne website kan gebruikt worden voor heel veel uiteenlopende doeleinden:

Nieuws berichten

Documentatie

Procedures

Telefoonlijsten

Gedeelde agenda’s

Fotoboeken

Helpdesk systeem

Intern forum voor het voeren van open discussies

Financiële informatie

Voorraadbeheer

Polls

En nog vele andere toepassingen.

Tegenwoordig is het e-mail archief net zo belangrijk als het papieren of het digitale archief. Veel communicatie gaat tegenwoordig via de e-mail. Het is dus geen overbodige luxe om ook de e-mail op een veilige manier te archiveren. We hebben ervaring met een aantal goede producten op het gebied van e-mail archivering.